Homeنمایش موارد بر اساس برچسب: مدیریت زمان

زمان را به مبارزه بطلبید!

لیستی از کار های روز مره خود درست کنید (To Do List) و بر اساس زمان انجام آنها تقسیمشان کنید… حالا به هر کدام نصف زمانی که برایشان در نظر گرفته اید را تخصیص بدهید و سعی کنید به قواعد زمانی انجام آنها پایبند باشید. مانند هر ضرب الاجل دیگری! (Deadline)

باید این باور خود در ارتباط با “کار و زحمت بیشتر، نه کار آگاهانه و چابک تر” که به خود تلقین کرده ایم را عوض کنیم، بنابراین باید سعی کنیم به ضرب الاجل هایی که برای کارها در نظر میگیریم پایبند باشیم همانطور که به زمان های تعیین شده از سوی مدیر و یا مشتری خود پایبندیم

بیایید به حس رقابت جویی غریزی و انسانی خود رجوع کنیم، همان حسی که شرکت های بازی ساز و کمپانی های بزرگ ورزشی را می گرداند! با زمان همانند رقیب خود مبارزه کنید و سعی کنید بدون اینکه میانبر بزنید و از کار و کیفیت آن بکاهید به زمان مورد نظر برای رسیدن به آن هدف دست پیدا کنید! اگر زمان های تعیین شده خودتان را خیلی جدی نمی گیرید این روش می تواند به شما انگیزه بیشتری بدهد

در ابتدا این روش می تواند برای شما مشخص بکند چقدر تخمین هایی که برای فعالیت های خود در نظر میگیرید دقیق هستند. ممکن است بعضی از فعالیت ها درست و دقیق تخمین زده شده باشند، و بعضی هم زمان “زیادی” جهت اتلاف وقت داشته باشند. آن دسته از فعالیت هایی که با نصف کردن زمانشان  نتوانستیم سر وقت انجامشان دهیم دوباره، این بار با تخصیص دادن زمان بیشتری امتحان می کنیم. ممکن است زمان بهینه ای این ما بین (نخمین اولیه و تخمین نصف آن) باشد، سریع به زمان تخمینی ابتدایی خود بر نگردیم

منتشرشده در مقالات مدیریت

اگر به مبحث بهره وری علاقه مندید  قاعدتا با “اصل پارکینسون” آشنا هستید. پاركينسون، نامِ يك قانون مهم در روانشناسي و مديريت است. این اصل در سال در سال 1985 توسط سی نورتکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) نویسنده و مورخ انگلیسی مطرح شد، پارکینسون در مقاله ای اشاره می کند که تعداد کارمندان یک نظام بوروکراسی سالانه 5 تا 7 درصد افزایش پیدا می کند بدون اینکه میزان کار آن سازمان افزایش پیدا کند. بد نیست بدانید بين قانون پارکينسون و بيماري پارکينسون هیچ ارتباطي وجود ندارد، اگر چه هر دوي اين ها به افتخار کاشفانشان نام گذاري شده اند.

قانون پارکینسون: زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته ایم طول می کشد… اين قانون مي گويد، معمولا افراد تمايل دارند كاري كه به آن ها محول شده را تا پايان تاريخي كه از قبل برای انجام آن تعيين شده، به تعويق بي اندازند.  این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته برای انجام یک فعالیت 2 روزه زمان بدهید (از لحاظ روانی) پیچیدگی و سختی این فعالیت به میزانی که یک هفته تمام وقت شما را پر کند افزایش می یابد… اگرچه ممکن است در زمان اضافی در نظر گرفته شده بجز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نشود. بنابر این با تخصیص دادن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت، هم زمان بیشتری به دست می آوریم هم از لحاظ روانی پیچیدگی ها و دشواری ها و استرس های ناشی از آن را می کاهیم

 

اصل پارکینسون جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت ها نیست!

در مقاله ای راجع به قانون پارکینسون، نوشته شده بود که اگر نظارت دقیقی بر روی کار وجود داشت می شد به فعالیتی که 1 دقیقه طول می کشد 1 دقیقه وقت اختصاص داد و آن کار آنقدر ساده می شد که 1 دقیقه ای به انجام می رسید! ولی فراموش نکنیم قانون پارکینسون دقیقا همان مشاهدات و نظارت است، نه جادویی برای کاهش زمان انجام فعالیت ها!

 

وقوع آن به این دلیل است که آدم ها زمان بیشتری برای انجام فعالیت های خود پیشگویی می کنند، گاهی به این دلیل که می خواهند خیال خود را با اضافه کردن “بافر” (Buffer) به زمان پیشبینی شده خود راحت کنند… و گاهی نیز بدلیل باور نادرست خود از میزان زمانی است که ممکن است یک فعالیت طول بکشد. نمی توان اثر بخشی این قانون را باور نمود تا اینکه این اصل را بر روی فعالیت های روزمره پیاده کنیم و با آزمایش آن بر روی کارهای خود ببینیم چقدر راحت می توان فعالیت ها را با سرعت بالاتر و در زمان کوتاه تری انجام داد

خیلی از کارمندان و کارکنان به قانونی نانوشته اعتقاد دارند… “بیشتر و سخت تر کار کن و کمتر فکر کن و خلاقیت به خرج بده!” این باور به زمانی بر می گردد که این احساس وجود داشت که هر چقدر کاری بیشتر طول بکشد لابد زحمت بیشتری برای آن کشیده شده و از کیفیت بالاتری نیز برخوردار است! حتی گاهی سختی یک کار با میزان زمانی که طول می کشد ارتباط مستقیم دارد! ولی در دنیای امروز و با پیشرفت روزانه تکنولوژی و وجود انواع وسایل ارتباط جمعی مدرن، خوشبختانه زمان انجام فعالیت ها کاهش پیدا کرده است اما بعضی نمی دانند با این زمان اضافی بدست آمده چه باید بکنند! از سوی دیگر انجام زودتر از موعد يك فعاليت معمولا پاداشي به همراه نداشته و ممكن است باعث شود تا مسئوليت ديگري به فرد داده شود. بنابراين گذراندن و اتلاف زمان براي انجام فعاليت به سود فرد است، زيرا فشار كاري كمتري به او وارد مي شود.

 

بگذارید نگاهی بیندازیم به راههایی که میتوانیم این اصل (قانون پارکینسون) را در زندگی خود بکار ببریم، نگاهی به لیست کارهای روزمره خود بکنیم: چه برای خود کار میکنیم چه در جایی مشغول به کار هستیم، از آنجایی که عادت داریم خود را در تمام روز مشغول کنیم و یا مشغول “نشان” بدهیم تا کنون چقدر از کارها را برای خود “کش” داده ایم! با اصلاح این زمان ها از وقت های اضافی خود بهره بیشتری خواهیم برد:

 

زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنیم (اصول پارکینسون)

 

منتشرشده در مقالات مدیریت

● واگذاری 
واگذاری کارها به افراد شایسته یکی از تکنیک های بنیادین در عرصه ی مدیریت زمان به شمار می رود. با اتکا به این مهم، نه تنها بار سنگینی از روی دوش های خودتان برداشته می شود، بلکه می توانید فضایی را برای کارمندان خود ایجاد نمایید که در آن احساس قدرت و درایت بیشتری پیدا کنند. یکی از مولفه های پر اهمیت که می بایست در واگذاری امور مختلف به کارمندان در نظر گرفته شود، معین کردن حیطه ی قدرت و گستره ی اختیارات آنها می باشد. کارمندان باید به خوبی بدانند که تا چه حد می توانند خود مختار باشند و دامنه ی اختیاراتشان تا کجا گسترده شده است. اگر چنین مرزهایی را به خوبی به آنها تفهیم نکنید، نتیجه کار عکس آن چیزی می شود که انتظارش را داشتید و زمان شما هم تلف خواهد شد. در حوزه ی واگذاری قدرت و اختیار به کارمندان، چند حق انتخاب مختلف وجود دارد که در این قسمت به نمونه هایی از آنها اشاره ی مختصری خواهیم داشت: 
مرئوس این اختیار را دارد که بدون مشورت با رئیس تصمیم گیری کرده و تصمیمات فردی خود را به مرحله ی اجرا در آورد. 
مرئوس تصمیم گیری می کند، اما باید رئیس و هر کس دیگری که در قضیه نقش دارند را نیز در جریان امور قرار دهد تا با این کار از بروز هر گونه مشکل غیر منتظره ای جلوگیری کرده باشد. 
مرئوس پیشنهاد نهایی را می دهد که نیازمند تایید از سوی رئیس است. 
مرئوس راه حل های مختلف را به رئیس معرفی می کند، اما تصمیم نهایی با خود رئیس می باشد. 
مرئوس اطلاعات مربوط را ارائه داده و رئیس پس از مشورت و بررسی گزینه های مختلف، خود تصمیم نهایی را اتخاذ می نماید. 
● بهروری از هوش و استعداد 
توانایی یک سازمان وابسته به استعدادها و قابلیت های مجموع افرادی است که در آنجا مشغول به کار هستند. استفاده ی موثر از استعدادهای سازمانی می تواند در وقت کلیه ی کارکنان صرفه جویی بعمل آورده، و تا حد بسیار زیادی ناامیدی ها و سردرگمی ها را از میان بردارد. این در حالی است که استفاده ی نابجا نتیجه معکوسی را به همراه خواهد داشت. 
و این هم چند نکته در مورد چگونگی بکار گیری مهارت ها و استعدادهای لازم: 
۱) نقاط ضعف و قوت خود را بشناسید. تا هر کجا که دانش و توانایی هایتان اجازه می داد، می توانید پیشروی کرده و خود را اهل عمل نشان دهید؛ اما زمانیکه شما کاری را انجام می دهید که در حیطه ی مهارت های فردیتان نمی گنجد، مجبور هستید زمان بیشتری را نسبت به کسی که در آن کار از توانایی و مهارت های بالایی برخوردار است، صرف کنید. با شناسایی نقاط ضعف و حوزه هایی که در آن مهارت ندارید، می توانید از تلف کردن وقت خود جلوگیری بعمل آورید. 
اگر شما در انجام کاری مهارت ندارید، کسی را پیدا کنید که در انجام آن از مهارت های لازم را برخوردار باشد. 
۲) برخی از کارهای خاص هستند که نیاز به تخصص های بالا دارند و این امکان وجود ندارد که توسط پرسنلی که اندکی اموزش دیده اند به خوبی انجام پذیرند. به عنوان مثال کارهای گرافیکی (طراحی بروشور و کاتالوگ های بازاریابی و ... ). شاید بتوان این مسائل را به صورت داخلی و با کمک گرفتن از کارمندان خود شرکت انجام داد، و شاید با این کار از نظر مالی هزینه های کمتری را متقبل شوید، اما مطمئن باشید که از نظر کیفیت و زمان باید بهای سنگین تری را پرداخت نمایید. این روزها تکنولوژی امکان انجام رنج عمده ای از کارها را به ما داده است، اما این مطلب بدان معنا نیست که با بهره گیری از تکنولوژی صرف ما قادر هستیم کلیه ی امور تخصصی را بی عیب و نقص انجام دهیم. 
تا زمانیکه دلایل قانع کننده و کافی برای انجام یک چنین کاری ندارید هیچ گاه کار متخصصینی که در بیرون هستند را خودتان انجام ندهید. مطمئن باشید که آنها خیلی بهتر و با کیفیت تر کار را به شما تحویل خواهند داد. 
۳) اگر هر بار که نیاز به یک "متخصص" پیدا کردید مجبور باشید که به دنبال آنها بروید، شاید این کار برایتان وقت گیر باشد. سعی کنید یک ارتباط مناسب با آنها برقرار کرده، کلیه نیازها و خواست های شرکت را با آنها در میان بگذارید و آنها را به طور کامل توجیه کنید. اگر با آنها قرارداد بلند مدت کاری می بندید هیچ گاه به دنبال پایین ترین قیمت نباشید. نشان دهید که به دنبال یک ارتباط طولانی مدت هستید و از این متخصص انتظار دارید که در وقت شما صرفه جویی کند نه آن را تلف کند. 
۴) زمانیکه نیاز مکرر به تخصص خاصی دارید، می توانید بر روی خدمه ی شرکت سرمایه گذاری کنید. به این منظور تعدادی از آنها را انتخاب کنید و برای گذراندان دوره های مختلف آموزشی به بیرون از شرکت بفرستید تا در آن رشته ی بخصوص تخصص کامل پیدا کنند. فقط کارمندان با دانش "خیلی خوب" هستند که می توانند پروژه های شما را با کیفیت بالا تحویلتان بدهند. این در حالی است که یک کارمند با سطح معلومات "معمولی" باید پیوسته از سوی افراد متخصص، پشتیبانی و حمایت شود که این امر به نوبه خود خیلی وقت گیر خواهد بود. 
● کنترل وقفه ها 
افرادی که در کارها وقفه ایجاد می کنند، حال به چه صورت تلفنی و چه شخصاً، به هر حال وقت شما را تلف می کنند. نه تنها در طول زمانی که با آنها مشغول بحث هستید وقتتان گرفته می شود، بلکه پس از اتمام ارتباط، مجدداً باید زمانی را صرف کنید تا تمرکز از دست رفته تان را مجدداً بدست آورید. 
چند تکنیک مدیریتی منحصر بفرد در مورد چگونگی از بین بردن و اداره ی مقتضی وقفه ها به شرح زیر می باشد: 
۱) زمانیکه برای قرارهای ملاقات خود برنامه ریزی می کنید (در داخل دفتر) آنها را به صورت گروهی در یک جای برنامه قرار دهید؛ اینطور نباشد که یکی از قرارهای ملاقاتتان صبح، یکی ظهر، و دیگری بعد از ظهر باشد. سعی کنید ویزیت ها پشت سر هم قرار بگیرند. این کار هم برنامه ی شما را منسجم تر می کند و هم به شما اجازه می دهد که با هر کسی به اندازه معین و کاملاً منطقی گفتگو نمایید. به منشی و یا مدیر جلسه وقت رسمی اتمام ملاقات را اعلام کنید و بگویید که تمایلی ندارید در حین جلسه کسی برایتان مزاحمت ایجاد نماید. 
۲) اگر شما دائماً با تماس های تلفنی گاه و بیگاه و ویزیت های بی موقع بمباران شوید، هر روز زمانی را در نظر بگیرید (زمان سکوت، زمان تمرکز) تا در کمال آرامش بتوانید بر روی پروژه های خاصی که در ذهن دارید کار کنید. کلیه کارکنان را نیز در جریان بگذارید و به آنها بگویید که این زمان برایتان ارزش زیادی دارد و هیچ کس نباید در طول این مدت برایتان مزاحمت ایجاد کند مگر در صورت بروز مسائل اورژانسی. 
۳) اگر کسی را استخدام کرده اید که پاسخگوی ویزیتورها و تماس های تلفنی باشد به او بگویید که چه کسانی را باید به داخل اتاق شما هدایت نماید و چه افرادی را به خارج راهنمایی کند. هیچ ضرورتی وجود ندارد که همه ی مراجعین را همان زمانی که آنها می خواهند ملاقات کنید. باید در این مورد اعمال قدرت کرده و قرارهای ملاقات خود را اولویت بندی کنید. 
۴) هر روز زمان معینی را به جوابگویی تماس های تلفنی اختصاص دهید. اگر منشی استخدام کرده اید می توانید او را در جریان قرار دهید که چه زمانی به تماس های تلفنی پاسخ می دهید تا او بتواند طرف مقابل را نیز مطلع سازد. 
● سایر نکات مهم در زمینه ی مدیریت زمان 
۱) تنها زمانی به تماسهای تلفنی پاسخ دهید که مطمئن هستید طرف مقابل انتظار برگزاری یک جلسه ی بحث و گفتگوی طولانی تلفنی را ندارد. معمولاً قبل از نهار و یا پیش از اتمام ساعت اداری، زمان مناسبی برای انجام یک چنین کاری به شمار می رود. هنگامیکه با طرف مقابل تماس می گیرید می توانید بگویید: "من متوجه هستم که در حال حاضر برای صرف نهار تشریف می برید، اما می خواستم مطمئن شوم که با شما در مورد............. صحبت کرده ام." 
۲) برای قرارهای ملاقات خود یک زمان اتمام قطعی در نظر بگیرید. مسئول جلسه موظف است که این زمان را به کلیه ی حضار اعلام کند. با این روش کلیه شرکت کنندگان در جلسه محدودیت زمانی را در نظر گرفته و برنامه های خود را بر طبق آن تنظیم خواهند کرد. در مورد زمان اتمام جلسه کاملاً جدی باشید تا سایرین نیز متوجه این موضوع بشوند. مطمئن باشید که آنها هم مباحث مورد نظر خود را در همین بازه ی زمانی که شما در اختیارشان قرار داده اید، مطرح خواهند کرد.

 

 

منتشرشده در مقالات مدیریت
دوشنبه, 13 بهمن 1393 ساعت 13:11

اسلاید آموزشی مدیریت زمان

 

اسلاید آموزشی مدیریت زمان

 

 

مدیریت زمان وبسایت دکتر رضا اصغریان

 

 

دانلود رایگان

 

 

 

رادیو آموزش

بزرگان مدیریت

تعداد کاربران آنلاین

ما 78 مهمان و بدون عضو آنلاین داریم

با ما در تماس باشید

  9128503061 - 98+

این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

تهران، میدان ونک، ابتدای خیابان ونک، مجتمع اداری آسمان، طبقه 10، واحد 1011